Como calcular o ROI em projetos RPA

O ROI, ou "Return On Investment" deve ser calculado como um resultado líquido entre os benefícios atingidos com as automações e os custos de se implementar a tecnologia

Os projetos de implementação de RPA inevitavelmente vem acompanhados de dúvidas sobre seus benefícios operacionais e financeiros, especialmente quando em fase de estudo de viabilidade. É nesse momento que normalmente virá o questionamento sobre o ROI, ou, de forma resumida, qual será o "retorno financeiro" sobre o investimento.

É importante que o cálculo seja realizado olhando o cenário atual e processos atuais, mas não deixando de projetar seu impacto em pelo menos 3 ou 4 anos à frente, levando em consideração os planos da companhia.

É certo dizer também que não existe valor, fórmula ou percentual mágico de redução de custos, como infelizmente pregam alguns profissionais que trabalham com a tecnologia. É importante ter coerência e seriedade na hora de analisar e calcular o ROI.

Segundo Sarah Ghanem, especialista em projetos de RPA, o modelo básico do método de cálculo do ROI é:

1 - Quantas horas serão economizadas?

Para responder essa questão, primeiro precisamos saber:

* Quantos processos serão automatizados?

* Quantas horas serão salvas por processo automatizado?

* Quantas vezes por semana esse processo rodará?

* Quanto custa por hora para executar esse processo manualmente?

Por exemplo: será realizada a automação de 2 processos e cada processo resultará em 1 hora economizada. Cada processo roda 10 vezes por semana e seu custo por hora é de R$ 50. Logo, temos que o total de horas economizadas = 2* 10 * 52 = 1040 horas por ano. Saving total anual: R$ 52.000,00

2 - Quanto será economizado em função de redução de erros?

Para responder essa questão, primeiro precisamos saber:

* Quanto custa por erro?

* Quantos erros ocorrem por dia?

Por exemplo: Custa R$ 100,00 por erro e ocorre 1 por dia útil. Se temos em média 260 dias úteis por ano a economia total será de R$ 26.000,00

Um ponto adicional importante sobre o "custo dos erros" é sempre levar em conta se os erros ocasionados podem também ter outros impactos de não tão fácil metrificação como: riscos reputacionais (visão do mercado, órgãos de controle, etc), riscos de Compliance (Tributário, Governamental, etc). O ideal é que as métricas do passado em relação a esses pontos possam ser trazidos a uma base de "custo médio por erro" para que o cálculo seja mais fidedigno.

3 - Qual então é o ROI?

Por fim, uma vez calculados os valores economizados em função das automações, o ROI poderá ser analisado sob duas óticas, sendo:

(a) A economia total líquida anual:

calculada da seguinte forma: valor total da economia anual - custo anual do RPA.

Vamos supor que a implementação da tecnologia RPA custe R$ 20.000,00/ano.

Nesse exemplo temos (R$ 78.000,00 - R$ 20.000,00) = R$ 58.000,00/ano.

(b) O tempo de retorno do investimento:

O tempo de retorno será o resultado da seguinte conta: (valor total da economia / valor do investimento). Logo temos: R$ 78.000 / R$ 20.000 = 3,9 ~ 4 meses.